Bạn muốn hộp thư Outlook gọn gàng, dễ quản lý và tìm kiếm nhanh chóng? Bài viết này trên xemtingame.com sẽ hướng dẫn bạn cách tạo thư mục và thiết lập quy tắc (rule) để tự động phân loại email trong Outlook, cả trên máy tính và phiên bản web. Cùng khám phá nhé!
Tại Sao Phải Tạo Thư Mục và Phân Loại Email trong Outlook?
Một hộp thư Outlook lộn xộn với hàng trăm email chưa đọc có thể khiến bạn mất thời gian và bỏ lỡ những thông tin quan trọng. Việc tạo thư mục và phân loại email giúp:
- Tổ chức email theo chủ đề: Gom nhóm email từ cùng một người gửi, dự án, hoặc khách hàng vào một thư mục riêng.
- Quản lý hiệu quả: Dễ dàng theo dõi tiến độ công việc, quản lý thông tin liên lạc, và tránh bỏ sót email quan trọng.
- Tìm kiếm nhanh chóng: Thay vì cuộn qua hàng trăm email, bạn có thể tìm thấy email cần thiết trong thư mục tương ứng chỉ trong vài giây.
Cách tạo thư mục trong Outlook, tự động di chuyển email và phân loạiHình ảnh minh họa cách tạo thư mục và phân loại email trong Outlook
Tạo Thư Mục (Folder) trong Outlook
1. Tạo Thư Mục trên Web Outlook
- Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản Outlook trên web (outlook.live.com). Tại menu bên trái, click vào “Tạo thư mục mới” (New Folder).
Tạo thư mục mớiTạo thư mục mới trên web Outlook
- Bước 2: Nhập tên thư mục mong muốn. Vậy là xong!
Nhập tên thư mụcNhập tên thư mục mới
2. Tạo Thư Mục trên Ứng Dụng Outlook
- Bước 1: Mở ứng dụng Outlook trên máy tính. Click chuột phải vào vị trí bạn muốn tạo thư mục mới trong danh sách bên trái, sau đó chọn “New Folder”.
Chọn New Folder trên ứng dụng Outlook
- Bước 2: Nhập tên thư mục và nhấn Enter. Thư mục mới sẽ xuất hiện trong danh sách.
Đặt tên thư mụcĐặt tên thư mục mới
Tạo Quy Tắc (Rule) Tự Động Di Chuyển Email
1. Tạo Rule trên Ứng Dụng Outlook
- Bước 1: Click chuột phải vào email bạn muốn làm mẫu cho quy tắc, chọn “Rules” > “Create Rule”.
Chọn Create Rule trên ứng dụng Outlook
- Bước 2: Chọn điều kiện cho quy tắc (ví dụ: từ người gửi cụ thể, chứa từ khóa trong tiêu đề,…) và hành động tương ứng (di chuyển đến thư mục). Click “Select Folder” để chọn thư mục đích.
Tạo quy tắc phân loại thưTạo quy tắc phân loại thư
- Bước 3: Nhấn “OK” để lưu quy tắc. Bạn có thể chọn áp dụng quy tắc cho các email hiện có.
2. Tạo Rule trên Web Outlook
Bước 1: Trên web Outlook, click vào biểu tượng cài đặt (hình bánh răng) > “Xem tất cả cài đặt Outlook”.
Bước 2: Chọn “Thư” > “Quy tắc”. Tại đây, bạn có thể tạo quy tắc mới với các điều kiện và hành động tương tự như trên ứng dụng Outlook.
Kết Luận
Việc tạo thư mục và quy tắc tự động phân loại email trong Outlook là một cách tuyệt vời để tối ưu hóa quản lý hộp thư của bạn. Hãy áp dụng ngay những thủ thuật này để trải nghiệm sự khác biệt! Đừng quên chia sẻ bài viết nếu bạn thấy hữu ích nhé!
