Bạn đã bao giờ cảm thấy việc quản lý tài liệu trở nên hỗn loạn và mất thời gian? SharePoint, một hệ thống quản lý tài liệu hàng đầu, có thể là giải pháp bạn đang tìm kiếm. Vậy SharePoint là gì? Bài viết này sẽ cùng bạn khám phá chi tiết về nền tảng mạnh mẽ này, từ định nghĩa, tính năng nổi bật cho đến lợi ích thiết thực mà nó mang lại.
Microsoft SharePoint: Định nghĩa và lịch sử phát triển
SharePoint là một nền tảng ứng dụng web do Microsoft phát triển, ra mắt lần đầu vào năm 2001. Được tích hợp chặt chẽ với Microsoft Office, SharePoint không chỉ hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả mà còn cho phép xây dựng ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, từ cổng thông tin (Portal), cộng tác (Collaboration), tìm kiếm (Search) đến quản lý nội dung doanh nghiệp (Enterprise Content Management), kinh doanh thông minh (Business intelligence) và quản lý quy trình nghiệp vụ (Business process management). Đặc biệt, SharePoint hỗ trợ triển khai ứng dụng trên cả Internet, Intranet và Extranet.
Hình ảnh minh họa giao diện SharePoint
Hành trình phát triển của SharePoint trải qua nhiều phiên bản, mỗi phiên bản đều được cải tiến với những tính năng vượt trội:
- 2001: Tập trung vào cổng thông tin, tìm kiếm và quản lý tài liệu, tích hợp với Frontpage, Server Extension và Teams.
- 2003: Kết hợp tìm kiếm, lập chỉ mục và ngôn ngữ truy vấn của Microsoft Index server và WSS Windows SharePoint Services.
- 2007: Bổ sung tính năng xuất bản và quản lý nội dung web.
- 2010: Trở thành giải pháp kinh doanh toàn diện với quản lý tài liệu, hồ sơ, tích hợp Office, metadata, báo cáo, mạng xã hội, phân loại nội dung web.
- 2013: Mở rộng tính năng và ra mắt SharePoint Online dựa trên SharePoint Server 2013.
- 2016: Tích hợp Office 365 và SharePoint Online, giới thiệu SharePoint Hybrid (kết hợp on-premise và online).
- 2019: Mang đến trải nghiệm hiện đại, tối ưu chia sẻ và truy cập nội dung, dữ liệu an toàn và cộng tác mượt mà.
Các sản phẩm và công nghệ SharePoint phổ biến
SharePoint cung cấp đa dạng sản phẩm và công nghệ để đáp ứng nhu cầu của từng doanh nghiệp:
SharePoint Online: Dịch vụ đám mây tiện lợi
Phiên bản dựa trên đám mây, được phân phối như một phần của Microsoft 365. Truy cập nhanh chóng qua trình duyệt hoặc ứng dụng, tự động cập nhật bởi Microsoft.
SharePoint Online, giải pháp đám mây tiện lợi
SharePoint Server: Triển khai linh hoạt
Triển khai và quản lý tại chỗ, tận dụng các tính năng mới nhất thông qua đăng ký Office 365 Enterprise. Cung cấp nhiều chức năng bổ sung như phần web, trang site, danh sách, thư viện, tìm kiếm hiện đại và tích hợp với PowerApps, Power BI.
SharePoint Server, triển khai tại chỗ linh hoạt
SharePoint Foundation: Miễn phí và hiệu quả
Phiên bản miễn phí, cung cấp các tính năng cơ bản của SharePoint, tập trung vào bảo mật, quản lý và cộng tác. Hỗ trợ quản lý tài liệu hiệu quả cho cá nhân và nhóm.
SharePoint Foundation, giải pháp miễn phí cho doanh nghiệp
Lợi ích khi sử dụng SharePoint
SharePoint mang lại nhiều lợi ích cho các đối tượng người dùng khác nhau:
- Người dùng thông thường: Thực hiện các công việc hàng ngày một cách dễ dàng, như tạo bảng biểu, lập kế hoạch, tìm kiếm thông tin.
- Lập trình viên: Tùy chỉnh, mở rộng và phát triển tính năng mới đáp ứng nhu cầu của khách hàng và doanh nghiệp.
- Chuyên viên quản trị CNTT: Triển khai nền tảng web thống nhất, tạo lập và duy trì ứng dụng web phục vụ hoạt động nghiệp vụ.
Tính năng vượt trội của SharePoint
Bảo mật hàng đầu
Microsoft đầu tư mạnh mẽ vào bảo mật cho SharePoint, với ngân sách 1 tỷ USD mỗi năm. Nền tảng này tích hợp nhiều tính năng bảo mật mạnh mẽ, kiểm soát truy cập, phân quyền chi tiết và bảo vệ dữ liệu hiệu quả.
Tính bảo mật rất caoBảo mật hàng đầu, ưu tiên hàng đầu của SharePoint
Cộng tác hiệu quả
SharePoint tối ưu hóa cộng tác nhóm, tích hợp mượt mà với các dịch vụ và ứng dụng khác của Office 365. Nền tảng này tạo ra không gian làm việc ảo, hỗ trợ các nhóm gặp gỡ, hoàn thành nhiệm vụ và cộng tác hiệu quả.
Phối hợp các nghiệp vụ hiệu quảCộng tác hiệu quả, nâng cao năng suất làm việc nhóm
Linh hoạt và tùy biến
SharePoint tiết kiệm thời gian và công sức cho người dùng, mang lại sự đồng nhất và hiệu quả cao trong công việc. Nền tảng này hỗ trợ tùy chỉnh giao diện, tích hợp ứng dụng và mở rộng chức năng để đáp ứng nhu cầu đa dạng của doanh nghiệp.
Giải pháp linh hoạt cho nhiều đối tượngSharePoint, giải pháp linh hoạt và tùy biến cao
Kết luận
SharePoint là một nền tảng quản lý tài liệu mạnh mẽ, đa năng và an toàn. Với nhiều tính năng vượt trội và khả năng tùy biến cao, SharePoint đáp ứng nhu cầu quản lý thông tin, cộng tác và tự động hóa quy trình làm việc của nhiều loại hình doanh nghiệp. Khám phá và trải nghiệm SharePoint ngay hôm nay để tối ưu hóa hiệu quả công việc và nâng cao năng suất làm việc.
